فوضى التشغيل في المطاعم
أنت تعمل في المطعم ... إذاً عليك أن تنفذ كل شي. في الصباح يقوم جفش بإعداد الشكشوكة التركية وأثناء الطهي يسمع مدير المطعم يناديه. جفش عليك بالرد على الهاتف. يترك جفش الشكشوكة على النار، ويذهب مسرعاً للرد على الهاتف. بيده اليمنى رفع سماعة الهاتف التي تلطخت بالزيوت لأن قفاز جفش كان مليئاً بآثار الطبخ. كان الهاتف قريباً من الكاشير وبجانب العملاء الذي وقفوا انتظاراً لتسلم طلباتهم. بينما كان جفش يتحدث بالهاتف قام الكاشير بالذهاب لمتابعة الشكشوكة. إلى هنا اترك لكم تقييم تلك الفوضى، علماً بأن هذا الحدث وقع أمامي في مطعم يمتلك 20 فرع على الأقل في الرياض. الفوضى في المطاعم تنسحب على عدة محاور كفوضى التشغيل والإدارة، وفوضى هندسة المنيو، وفوضى العملية التسويقية وفوضى التصميم وغيرها. وفي هذه العجالة سنتحدث عن بعض المؤشرات التي تساهم في فوضى التشغيل، وقبل أن نسترسل في هذا المقال دعني أطرح عليك كصاحب مطعم هذه الأسئلة. هل تشعر بأن هناك فوضى في مطعمك الخاص؟ هل حلت عليك مستحقات فلم تعرفها إلا بعد انقطاع الخدمة أو عند وصول رسالة تفيد بغرامة تأخير؟ هل اكتشفت أنك تبيع شطيرة البرقر بأقل من ثمن تكلفتها؟ هل طلبت مجموعة من الموظفين إجازاتهم السنوية بنفس الوقت؟ إن كان مطعمك يعاني من الفوضى التشغيلية فدعني أسرد عليك أهم المؤشرات التي تعاني منها وانت لا تشعر . (فوضى معرفة تواريخ المستحقات) سؤال... هل لديك تقويم تعرف من خلاله المستحقات التي ستترتب عليك في شهر 8 والمستحقات التي ستترب عليك في شهر 10 وهكذا ؟ أجزم بأن الكثير للأسف ليس لديه ما يعرف ذلك وأنه يعتمد على الرسائل النصية والإيميلات التي تصله من محصلي المستحقات. بل ذكر لي أحد ملاك المطاعم بأن إجمالي الغرامات التي دفعناها خلال العام 2016 وكانت كلها بسبب التأخير في السدادات تجاوزت 30000 (ثلاثين ألف ريال ) إذا من المفترض أن يكون لديك تقويم شهري للمستحقات الواجب دفعها قبل موعدها بوقت كاف مثل( الإيجارات، الإقامات، الضرائب، الرسوم الحكومية) وغيرها سواء كانت مستحقات يومية أو شهرية أو حتى سنوية
.
(فوضى تغير تكلفة الكوست) يوم أن قمنا بتركيب نظام المبيعات والمخزون قمنا بإدراج المكونات لكل وجبة. تلك الوجبة طرأ عليها تعديلات كثيرة خلال العام ولكن هذه التعديلات كانت على الوجبة فقط دون تعديل المكونات أو الكوست في النظام. إذا النظام يحسب شيء مغاير لما تبيعه أنت بالواقع. وجميع الأرقام التي يستخرجها لك النظام هي غير صحيحة، والتكاليف غير صحيحة وقد يكون هناك خسائر غير مثبتة نتيجة هذا الخلل. ولو افترضنا أن تكلفة الكوست انخفضت عما هي عليه بالنظام وزادت على إثر ذلك الأرباح فإن خللاً تجب معالجته وهو أن عدم معرفة الربح من أين أتى هي فوضى لا تقل شناعة عن خسائر لا تعرف مصدرها.
(فوضى تدوير الموظفين) من الممارسات الخاطئة التي أدت إلى فوضى تشغيلية داخل المطاعم هي ضعف إدارة الموارد البشرية. استقدم صديقي فهد 4 موظفين من الهند لمطعمه الذي يحتوي على كادر وظيفي مكون من 8 موظفين. وبعد سنتين طلب الأربعة الهنود إجازة مدتها 4 شهور. هنا شعر صديقي بالعجز، فلو افق على طلبهم لتعطل 50% من المطعم. الفوضى كانت ياصديقي هي عدم جدولة الإجازات من البداية. ولم تكن المشكلة هنا، بل زاد فهد من المشكلة حينما لم يقم خلال السنتين بتدوير الموظفين على محطات العمل المختلفة مما جعل الأربعة المتبقين معرفتهم محدودة فقط بالمحطات التي استمروا على العمل فيها طيلة السنتين الماضيتين.
(فوضى تجاهل أصول المحاسبة) هناك حد معلوماتي في المحاسبة يجب أن يتعلمه صاحب أي مشروع. ولكي يبقى على اطلاع بما يدور من حركة مالية داخل منشأته كان لزاماً أن يتعلم الإنسان الوضع المالي (قائمة المركز المالي)، والأداء المالي (قائمة الدخل)، والتدفقات النقدية. وفي المثل المصري (المال السايب يعلم السرقة ) إنذار لصاحب المنشأة بأن يتعرف على طرق إدارة المال ومراقبة حركته وأن يعرف مقارنة السنوات بناء على القوائم المالية التي لديه.
(فوضى التعامل مع سلوك العملاء) هنا تقع واحدة ضمن أهم الممارسات الخاطئة المنتشرة ( عدم معرفة وتحديد أوقات الذروة لحركة العملاء ) وهنا تقع الأخطاء مع العملاء نتيجة الزحام من تأخير في الطلبات وأخطاء في تنفيذ طلبات العملاء، وعدم معرفة الوجبات الأكثر طلباً وغير ذلك . وهنا تكون المشكلة إما بسبب سوء التشغيل أو ضعف برنامج المبيعات في تقديم تقارير توضح أوقات الذروة وحركة المنتجات .